Digitalisierung von Arbeitsverträgen in Deutschland: Das neue Bürokratieentlastungsgesetz
Unternehmen

Digitalisierung von Arbeitsverträgen in Deutschland: Das neue Bürokratieentlastungsgesetz

April 24, 2024
16:00
Uhr

Wir informieren über die Änderungen und Anforderungen bei der Digitalisierung von Arbeitsverträgen in Deutschland gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz 4. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann. In einer Wirtschaftslandschaft, die oft gegen bürokratische Hürden kämpft, stellt das neueste Bürokratieentlastungsgesetz eine signifikante Erleichterung dar. Die Reformen zielen darauf ab, Arbeitsverträge zu vereinfachen und zu digitalisieren. Dieser Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Änderungen und deren praktische Bedeutung für Ihr Unternehmen.

Das Wichtigste in Kürze
Gesetzesänderung

Das Bürokratieentlastungsgesetz erlaubt nun den Abschluss von Arbeitsverträgen in Textform anstatt in Schriftform.

Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung zielt darauf ab, den administrativen Aufwand zu reduzieren und Fernarbeit zu unterstützen.

Rechtliche Anforderungen

Arbeitsverträge müssen nachvollziehbar, zugänglich und speicherbar sein; Datenschutzbestimmungen sind einzuhalten.

Begrenzte Wirkung

Die Änderungen betreffen nur Arbeitsverträge; andere Vertragstypen wie Kauf- oder Mietverträge sind nicht betroffen.

Unterstützungsangebot

Der Artikel bietet Hilfe bei der Implementierung digitaler Vertragsformen für Unternehmen.

Die Bedeutung der Änderungen im Nachweisgesetz 2024

Die neuen Änderungen im Nachweisgesetz (NachwG) schaffen einen verbindlichen rechtlichen Rahmen für Unternehmen, die ihre Arbeitsverträge digital abschließen möchten. 

Die Neuerung erlaubt nun, dass Arbeitsverträge (bzw. der darin regelmäßig enthaltene Nachweis der Arbeitsbedingungen) in Textform abgeschlossen werden können, anstelle der bisher erforderlichen Schriftform mit handschriftlicher Unterschrift. Diese Regelung ermöglicht es, Verträge effizient per E-Mail oder durch andere digitale Medien zu finalisieren. Die Hauptziele dieser Anpassung sind die Reduktion des administrativen Aufwands und die Unterstützung der Fernarbeit sowie globaler Arbeitsstrukturen.

Was muss bei der praktischen Umsetzung beachtet werden?

Folgende Punkte müssen beachtet werden, um die neuen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen:

  • Textform statt Schriftform: Arbeitsverträge müssen nicht mehr handschriftlich unterzeichnet werden. Sie können jetzt rechtsgültig in Textform abgeschlossen werden. Das bedeutet, dass Verträge per E-Mail, SMS oder anderen digitalen Medien wirksam vereinbart werden können, sofern der Inhalt dauerhaft gesichert und von den Vertragsparteien nachvollziehbar ist.
  • Zugänglichkeit und Speicherbarkeit: Das digitale Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein und von diesem gespeichert sowie ausgedruckt werden können. 
  • Übermittlungs- und Empfangsnachweis: Es muss nachgewiesen werden können, dass der Vertrag dem Arbeitnehmer übermittelt wurde und dieser ihn erhalten hat.
  • Informationspflichten: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen fristgerecht klar und verständlich zu kommunizieren. Dies umfasst Angaben zu Arbeitsaufgaben, Arbeitszeit, Gehalt, Urlaubsanspruch und Kündigungsbedingungen. 
  • Optionale Schriftform auf Anfrage: Trotz der Zulässigkeit der Textform müssen Unternehmen bereit sein, die wesentlichen Vertragsbedingungen auf Anfrage in Schriftform zur Verfügung zu stellen.
  • Datenschutz: Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss gewährleistet sein.
  • Befristete Verträge: Diese Bedürfen weiterhin der strengen Schriftform, was nicht nur für die „klassischen“ befristeten Arbeitsverträge gilt, sondern auch dann, wenn der Arbeitsvertrag eine sogenannte Rentenbefristung vorsieht. Derartige Befristung abreden bedürfen weiterhin der Schriftform.
Welche Arten von Verträgen sind betroffen?

Die kürzlich beschlossenen Gesetzesänderungen betreffen hauptsächlich Arbeitsverträge und haben keine Auswirkungen auf andere Vertragsarten. So bleiben spezielle Vertragsregelungen, die in anderen Bereichen wie dem Handelsrecht gelten, unverändert. Kauf- oder Mietverträge beispielsweise müssen weiterhin den bisherigen gesetzlichen Vorgaben folgen.

Fazit

Die Digitalisierung von Arbeitsverträgen durch das Bürokratieentlastungsgesetz ist ein wichtiger Schritt vorwärts, der die Verwaltung von Arbeitsbeziehungen erheblich vereinfachen kann. Dabei gibt es jedoch einige Punkte zu beachten, damit Verträge wirksam geschlossen werden können. Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung digitaler Arbeitsverträge? Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung benötigen!

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Was muss bei der praktischen Umsetzung beachtet werden?

Folgende Punkte müssen beachtet werden, um die neuen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen:

  • Textform statt Schriftform: Arbeitsverträge müssen nicht mehr handschriftlich unterzeichnet werden. Sie können jetzt rechtsgültig in Textform abgeschlossen werden. Das bedeutet, dass Verträge per E-Mail, SMS oder anderen digitalen Medien wirksam vereinbart werden können, sofern der Inhalt dauerhaft gesichert und von den Vertragsparteien nachvollziehbar ist.
  • Zugänglichkeit und Speicherbarkeit: Das digitale Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein und von diesem gespeichert sowie ausgedruckt werden können. 
  • Übermittlungs- und Empfangsnachweis: Es muss nachgewiesen werden können, dass der Vertrag dem Arbeitnehmer übermittelt wurde und dieser ihn erhalten hat.
  • Informationspflichten: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen fristgerecht klar und verständlich zu kommunizieren. Dies umfasst Angaben zu Arbeitsaufgaben, Arbeitszeit, Gehalt, Urlaubsanspruch und Kündigungsbedingungen. 
  • Optionale Schriftform auf Anfrage: Trotz der Zulässigkeit der Textform müssen Unternehmen bereit sein, die wesentlichen Vertragsbedingungen auf Anfrage in Schriftform zur Verfügung zu stellen.
  • Datenschutz: Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) muss gewährleistet sein.
  • Befristete Verträge: Diese Bedürfen weiterhin der strengen Schriftform, was nicht nur für die „klassischen“ befristeten Arbeitsverträge gilt, sondern auch dann, wenn der Arbeitsvertrag eine sogenannte Rentenbefristung vorsieht. Derartige Befristung abreden bedürfen weiterhin der Schriftform.
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