Das Muster
Typisch ist eine Kombination aus mehreren Merkmalen:
- Bewerbungen ohne erkennbares Interesse an der ausgeschriebenen Stelle, oft für Positionen, für die die Person offensichtlich nicht qualifiziert ist
- Nahezu identische Unterlagen an viele Unternehmen, teils innerhalb weniger Tage
- Ein standardisiertes Auskunftsersuchen unmittelbar nach der Absage
- Enge Fristsetzung, häufig kürzer als die gesetzliche Monatsfrist
- Die Forderung nach Schmerzensgeld, begründet mit Kontrollverlust, Unwohlsein oder Sorge um die eigenen Daten
Einzelne dieser Punkte sind unverdächtig. Erst das Bild macht den Missbrauch erkennbar.
Die Rechtslage
Der Auskunftsanspruch aus Artikel 15 Datenschutz-Grundverordnung ist voraussetzungslos. Ein Motiv muss nicht angegeben werden, und ein datenschutzrechtliches Motiv ist nicht erforderlich. Auch wer Auskunft verlangt, um einen Prozess vorzubereiten, hat den Anspruch.
Die Grenze liegt bei Artikel 12 Absatz 5 Datenschutz-Grundverordnung: Bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt verlangen oder die Bearbeitung verweigern. Die Beweislast dafür trägt der Verantwortliche, und die Hürde ist hoch.
Der Schadensersatz
Hier hat sich die Lage für Arbeitgeber verbessert. Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass ein Verstoß allein keinen Schadensersatz begründet. Erforderlich ist ein tatsächlich eingetretener Schaden, der von der betroffenen Person darzulegen ist. Ein bloßer Kontrollverlust ohne konkrete Folgen genügt nicht ohne Weiteres, und pauschale Behauptungen über Unwohlsein tragen nicht.
Die deutschen Arbeitsgerichte sind dieser Linie gefolgt. Zugesprochene Beträge liegen, wenn überhaupt, meist deutlich unter den geforderten.
Wie Sie richtig reagieren
- Fristen einhalten, unabhängig vom Verdacht. Ein Monat ab Eingang, verlängerbar um zwei Monate bei komplexen Anträgen, wenn Sie innerhalb des ersten Monats darüber informieren. Die vom Gegner gesetzte kürzere Frist ist unbeachtlich.
- Identität prüfen. Bei begründeten Zweifeln dürfen Sie zusätzliche Informationen zur Identifizierung verlangen. Das hemmt die Frist.
- Vollständig antworten. Die häufigste Angriffsfläche ist die unvollständige Auskunft. Denken Sie an Bewerbermanagementsystem, E-Mail-Postfächer der Führungskräfte, Notizen aus Gesprächen, Vermerke und Kalendereinträge.
- Kopie der Daten beifügen. Artikel 15 Absatz 3 verlangt eine Kopie, nicht nur eine Beschreibung.
- Rechte Dritter wahren. Namen anderer Bewerberinnen und Bewerber sowie interne Bewertungen zu Dritten sind zu schwärzen.
- Nichts zahlen ohne Prüfung. Eine Zahlung wirkt wie ein Anerkenntnis und macht Ihr Unternehmen für die nächste Runde interessant.
Vorbeugen ist wirksamer als abwehren
- Löschkonzept. Bewerbungsunterlagen sollten nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden, üblicherweise nach etwa sechs Monaten wegen der Fristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes. Was gelöscht ist, muss nicht herausgegeben werden.
- Ein System statt vieler Postfächer. Bewerbungen, die in fünf persönlichen Postfächern liegen, machen jede vollständige Auskunft zum Projekt.
- Standardprozess für Auskunftsersuchen. Eine verantwortliche Stelle, eine Checkliste der Datenquellen, ein Antwortmuster.
- Keine internen Kommentare in Freitextfeldern. Was dort steht, wird Teil der Auskunft.
Wenn geklagt wird
Das Arbeitsgericht ist zuständig, wenn ein Bezug zum Bewerbungsverfahren besteht. In der Verteidigung tragen zwei Argumente: der fehlende konkrete Schaden und, bei entsprechendem Sachverhalt, der Rechtsmissbrauch nach Artikel 12 Absatz 5. Für Letzteren brauchen Sie Belege, etwa die Auffälligkeiten der Bewerbung und, soweit bekannt, das Muster gegenüber anderen Unternehmen.
Fazit
Das Geschäftsmodell funktioniert, weil viele Unternehmen die Auskunft nicht sauber leisten können und lieber zahlen. Beides lässt sich abstellen. Ein Löschkonzept, ein zentrales Bewerbermanagement und ein festes Antwortverfahren nehmen dem Modell die Grundlage, bevor die erste Forderung eintrifft.