Wer verpflichtet ist
Die Pflicht trifft Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Unabhängig von der Größe verpflichtet sind unter anderem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Versicherungsunternehmen.
Gezählt werden alle Beschäftigten, auch Teilzeitkräfte und Auszubildende. Bei konzernverbundenen Unternehmen ist grundsätzlich jede Gesellschaft für sich zu betrachten. Eine gemeinsame Meldestelle mehrerer Gesellschaften ist möglich, entbindet aber die einzelne Gesellschaft nicht von ihrer Verantwortung für die Abhilfemaßnahmen.
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen eine gemeinsame Stelle mit anderen Unternehmen dieser Größenklasse betreiben.
Was gemeldet werden kann
Der sachliche Anwendungsbereich ist weiter, als viele annehmen. Erfasst sind Verstöße gegen Strafvorschriften, bestimmte bußgeldbewehrte Vorschriften, soweit sie dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder der Rechte von Beschäftigten dienen, sowie ein umfangreicher Katalog von Rechtsgebieten, darunter Vergabe, Produktsicherheit, Umweltschutz, Lebensmittelsicherheit, Datenschutz, Verbraucherschutz und Steuerrecht.
Nicht erfasst sind allgemeine Beschwerden über Führungsverhalten oder Betriebsklima, solange kein Rechtsverstoß vorliegt. In der Praxis empfiehlt es sich trotzdem, solche Hinweise nicht abzuweisen, sondern weiterzuleiten.
Die Anforderungen an das Verfahren
- Erreichbarkeit mündlich, in Textform und auf Wunsch persönlich. Eine reine E-Mail-Adresse genügt nicht. Für mündliche Meldungen ist eine Telefonleitung oder ein Sprachnachrichtensystem vorzusehen.
- Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen.
- Rückmeldung über ergriffene oder geplante Maßnahmen innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung.
- Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Person und Dritter. Sie ist der Kern des Gesetzes.
- Unabhängigkeit der beauftragten Person. Sie darf keine Interessenkonflikte haben.
- Dokumentation in dauerhaft abrufbarer Weise, mit Löschung drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.
Muss die Meldung anonym möglich sein?
Das Gesetz verpflichtet nicht dazu, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Es verpflichtet aber dazu, eingehende anonyme Meldungen zu bearbeiten.
In der Praxis spricht viel dafür, anonyme Meldungen aktiv zu ermöglichen. Wer keinen anonymen Kanal anbietet, verlagert Hinweise nach außen: an die externe Meldestelle des Bundes, an Aufsichtsbehörden oder an die Presse. Ein anonymer Kanal mit gesicherter Rückkommunikation ist deshalb weniger ein Zugeständnis als eine Steuerungsentscheidung.
Das Repressalienverbot
Der praktisch schärfste Teil des Gesetzes. Repressalien gegen meldende Personen sind verboten. Dazu zählen Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Nichtbeförderung, Gehaltsverweigerung und vergleichbare Nachteile.
Entscheidend ist die Beweislastumkehr: Erleidet eine meldende Person nach einer Meldung einen beruflichen Nachteil, wird vermutet, dass dieser eine Repressalie ist. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass der Nachteil auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruhte.
Für die Personalpraxis folgt daraus eine klare Konsequenz: Jede Maßnahme gegenüber einer Person, die gemeldet hat, braucht eine dokumentierte, von der Meldung unabhängige Begründung. Diese Dokumentation muss vor der Maßnahme entstehen, nicht danach.
Sanktionen
Das Fehlen einer Meldestelle ist eine Ordnungswidrigkeit. Ebenso die Behinderung einer Meldung, die Verletzung der Vertraulichkeit und das Ergreifen von Repressalien. Der Bußgeldrahmen reicht je nach Tatbestand bis zu 50.000 Euro, wobei sich der Rahmen für juristische Personen nach den allgemeinen Regeln erhöhen kann.
Intern oder ausgelagert
Beides ist zulässig. Die interne Lösung ist näher am Betrieb, kämpft aber mit der Frage der Unabhängigkeit und mit dem Vertrauen der Belegschaft. Die Auslagerung an eine externe Ombudsperson, häufig eine Anwältin oder ein Anwalt, löst beide Probleme und bringt die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht mit.
Die Verantwortung für die Folgemaßnahmen bleibt in jedem Fall beim Unternehmen. Die Meldestelle nimmt entgegen und prüft, sie entscheidet nicht über Konsequenzen.
Fazit
Die Meldestelle ist kein Briefkasten, sondern ein Verfahren mit Fristen und Beweisregeln. Der teuerste Fehler liegt selten in der Einrichtung und fast immer danach: in einer Personalmaßnahme, die zeitlich auf eine Meldung folgt und deren Begründung erst im Prozess entsteht.