Wer melden muss
Meldepflichtig sind nach § 20 Geldwäschegesetz juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften. Das umfasst insbesondere:
- GmbH und UG haftungsbeschränkt
- Aktiengesellschaft, KGaA, SE
- OHG, KG, GmbH und Co. KG
- eingetragene Genossenschaft, eingetragener Verein, Stiftung
- Partnerschaftsgesellschaft
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist grundsätzlich nicht erfasst, die eingetragene GbR nach der Reform des Personengesellschaftsrechts allerdings schon. Wer eine GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lässt, löst damit die Meldepflicht aus. Das wird in der Praxis regelmäßig übersehen.
Wer wirtschaftlich Berechtigter ist
Nach § 3 Geldwäschegesetz jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar
- mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, oder
- mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert, oder
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.
Zwei Punkte, die häufig falsch beantwortet werden:
Mittelbare Beteiligungen zählen. Hält eine Holding 100 Prozent an Ihrer GmbH, ist nicht die Holding zu melden, sondern die dahinterstehende natürliche Person. Bei mehrstufigen Strukturen ist die Kette bis zur natürlichen Person aufzulösen.
Kontrolle auf sonstige Weise kann sich aus Stimmbindungsverträgen, Treuhandverhältnissen, Vetorechten oder Sonderrechten in der Satzung ergeben. Wer die Gesellschaft faktisch beherrscht, ohne die Schwelle formal zu überschreiten, ist wirtschaftlich Berechtigter.
Der fiktive wirtschaftlich Berechtigte
Lässt sich nach diesen Kriterien keine natürliche Person ermitteln, etwa bei breit gestreutem Anteilsbesitz, gelten die gesetzlichen Vertreter als wirtschaftlich Berechtigte. Bei der GmbH also die Geschäftsführung.
Wichtig: Das ist ein Auffangtatbestand, keine Wahlmöglichkeit. Wer die Geschäftsführung meldet, obwohl ein tatsächlicher wirtschaftlich Berechtigter existiert, meldet falsch. Die Ermittlungsbemühungen sind zu dokumentieren.
Was zu melden ist
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Wohnort
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, also Höhe der Beteiligung oder Art der Kontrolle
- Alle Staatsangehörigkeiten
Die Dauerpflicht: hier entsteht das Risiko
Angaben sind unverzüglich zu aktualisieren, sobald sie sich ändern. Auslöser sind unter anderem:
- Anteilsübertragung, auch innerhalb der Familie
- Kapitalerhöhung, die Beteiligungsquoten verschiebt
- Wechsel in der Geschäftsführung, wenn fiktive wirtschaftlich Berechtigte gemeldet sind
- Umzug einer gemeldeten Person
- Erwerb einer weiteren Staatsangehörigkeit
- Umstrukturierung in der Beteiligungskette, auch mehrere Ebenen darüber
Der letzte Punkt ist tückisch. Eine Änderung bei der Muttergesellschaft im Ausland kann eine Meldepflicht in Deutschland auslösen, ohne dass sich bei der Tochter etwas ändert.
Für die Anteilseigner besteht spiegelbildlich eine Mitteilungspflicht gegenüber der Gesellschaft. Ohne diese Information kann die Geschäftsführung ihre Pflicht nicht erfüllen. Eine entsprechende Regelung gehört in den Gesellschaftsvertrag.
Bußgelder und weitere Folgen
Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten nach § 56 Geldwäschegesetz. Der Bußgeldrahmen reicht bei einfachen Verstößen bis 150.000 Euro und bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen deutlich höher.
Hinzu kommt ein Punkt, der oft mehr wehtut als das Bußgeld: Bestandskräftige Bußgeldentscheidungen werden auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamts veröffentlicht, mit Namen. Und Banken, Notariate und Vertragspartner prüfen die Eintragung im Rahmen ihrer eigenen Sorgfaltspflichten. Eine fehlende oder falsche Eintragung verzögert Finanzierungen und Transaktionen.
Der Praxischeck
- Ist überhaupt gemeldet? Auch nach der Umstellung auf das Vollregister fehlt bei manchen Gesellschaften die Erstmeldung.
- Stimmen die Angaben noch? Abgleich mit der aktuellen Gesellschafterliste und den Meldedaten der Personen.
- Ist die Kette vollständig aufgelöst? Bei Holdingstrukturen bis zur natürlichen Person.
- Sind Sonderrechte berücksichtigt? Stimmbindungen, Treuhand, Vetorechte.
- Regelt der Gesellschaftsvertrag die Mitteilungspflicht der Gesellschafter?
- Ist die Prüfung terminiert? Einmal jährlich, dazu anlassbezogen bei jeder Strukturänderung.
Fazit
Die Erstmeldung ist schnell erledigt. Das Risiko entsteht danach, weil kaum jemand die Eintragung mit Änderungen im Gesellschafterkreis verknüpft. Wer die Prüfung an einen festen Termin und an jede Anteilsübertragung koppelt, hat das Thema aus der Risikoliste genommen.